戦前から続く伝統と革新の共存
「当館は戦前より割烹旅館として創業いたしました。平成に入り、ビジネスホテルに業務転換し、現在33年となります。ビジネスホテルでありながら天然温泉があり、ビジネスのお客様から観光のお客様、幅広くご利用いただいております」と語るのは、ホテル喜良久の中村社長です。
山口市湯田温泉に位置するホテル喜良久は、アルカリ性の「美肌の湯」が特徴の天然温泉を有し、神経痛や筋肉痛、五十肩などにも効能が期待されると評判です。全103室の客室は、シングル、ツイン、ダブル、和室と多彩なラインナップを揃え、全室Wi-Fi・有線LAN完備でビジネス利用はもちろん、テレワークやワーケーションにも最適な環境を提供しています。
ボイット導入のきっかけ
「元々はトランシーバーというよりも、携帯電話で一人の方の責任者とのやり取りで連絡をしてました。その作業というのが非常に効率が悪いなと思っておりましたので、今回このアプリを導入するに至りました」と中村社長（写真）は導入の経緯を説明します。
清掃スタッフとフロント・予約担当者との連絡手段として、導入前は抵抗感もあったものの「実際に使ってみたらそこまでの抵抗感はなく、皆さん利用していただけました」と、導入のハードルは予想より低かったことを語ります。
清掃を統括する川村さんは当時の状況をこう説明します。「清掃リーダーは携帯電話を持っていますが、他のスタッフは携帯を持っていませんので、直接口頭で伝えるしか方法がありませんでした。清掃リーダーが1階の風呂場を担当していたら、7階のスタッフまで伝言を伝えに行くには、エレベーターか階段を利用して、一旦7階のフロアに行って直接伝言を伝えるようにしていました。」
こうした時間のロスと非効率な連絡体制を改善するため、リアルタイムでの情報共有を可能にするAIインカム「VOYT CONNECT」の導入を決断しました。
「一度の発信で全スタッフへ」：館内コミュニケーション革命
導入後、清掃スタッフとフロント・予約担当者間のコミュニケーションは劇的に改善しました。
「フロントの方から直接スタッフ全員に情報が伝わるので、スタッフ全員が情報の共有ができるようになりました。清掃リーダーが他のスタッフに伝えに行くような手間がなくなりましたので、そこは格段に効率がアップしたと思います」と川村さん（写真）は効果を実感しています。
さらに川村さんは、相談事や困りごとの伝達方法の変化についても言及します。「以前は何か相談事とか困りごとがあれば、内線電話を利用して、フロントの方へ相談をさせていただいてたんですけれども、今はインカムで直接その場から連絡が取れるようになりましたので、状況も詳しく伝えることもできますし、電話のところまでわざわざ行かなくても、そこで連絡が取れるので、すごく便利になりました。」
予約担当の内山さんからも「作業時間が早くなってるというのが一番メリットかなと思います」との声が上がっています。以前は「各会のお部屋の担当の方にチェックアウトをされているかどうかという状況を報告する際に館内放送や内線で皆さんに伝えておりまして、その後は個々で電話で対応しておりました」と、多くの手間がかかっていたことを振り返ります。
忘れ物から設備トラブルまで：画像共有で実現した迅速解決
インカムアプリの導入は、緊急時や判断に迷う場面での迅速な対応も可能にしました。
「お部屋にお客様の忘れ物があった場合、例えば新人スタッフでしたら判断に困ることがありますので、ベテランスタッフにインカムを通して確認することが可能になりました。とても安心している思います」と川村さん。
予約フロントを担当する横沼さんは、特に画像共有機能の有用性を強調します。「画像の送受信ができるので、『今、こういう状況だよ』ということを清掃の方から教えていただき、それで考えて、どう対応すべきかという指示を出しやすかったりします。実際に電話で聞くだけでは分からない部分も画像と一緒に交えて判断できたりしますので、場所をその場に行かなくてもできることも増えたと思います」
具体的な例として「お部屋が汚れてしまっっていたりですとか、例えば冷蔵庫の故障をしたとか、そういったことが場合によってはその画像を送ってもらって、どういう風に対処しようかということが考えながら行動できるので、今はもうなくてはならないツールだと思います」と実感を込めて語ります。
清掃効率が劇的に向上した理由
導入の最大の効果は、作業の中断がなくなり、業務に集中できるようになったことです。
「時間に表すのは難しいんですけども、清掃リーダーが伝言を伝えに行く手間がやはり格段に減ったので、リーダーとしては作業に集中できるようになりました。本当に作業効率がアップしたと思います」と川村さん。
さらに「以前は一旦手を止めてスタッフの元まで行かないと連携できなかったので、戻ってきた時にどこまでやってたかっていうのをちょっと忘れたりとか、やっぱり効率が悪くなったりしていました。今はもうすぐにフロントから連絡が行くので、その伝言がなくなった分の作業に集中できるっていう風な声は上がってます。」と、業務の流れが格段に改善されたことを語ります。
横沼さんも「やはり清掃担当の方と携帯電話でお話をするのが一番主流な連絡方法でした。あと全館放送でそれぞれ呼びかけて連絡をしてもらうというようなことをよくやっていました。なので、とてもタイムラグがあって、なかなか迅速に作業の指示が出せなかったりとかで、困ってました」と以前の苦労を振り返りながら、「個別にそのフロア担当の方と一対一で連絡するんですけど、同時に連絡があったりして、さばきれないというようなこともありましたので、なかなかちょっと忙しい時もありましたね」と、複数の対応に追われていた状況が改善されたことに言及しています。
まとめ
「インカムを導入した後、従業員に聞いたところ、連絡手段の煩わしさがなくなったという声が上がっています。今ではインカム一つで済むため、フロントの従業員も非常に作業が楽になったと感じています」と中村社長は全体的な効果を評価します。
当初は新しい技術への抵抗感があったものの、川村さんも「使用し始めると意外と皆さん抵抗なく受け入れて、今では本当に使いこなしています」と話し、横沼さんも「他のコミュニケーションアプリと操作感が似ているため、なじみやすかった」と評価しています。
伝統あるホテルが最新のコミュニケーションツールを取り入れることで、スタッフ間の連携強化と作業効率の大幅な向上を実現した好例と言えるでしょう。特にフロントと清掃スタッフ間のリアルタイムなコミュニケーションは、業務の流れをスムーズにし、より働きやすい職場環境の構築に貢献しています。
＜施設概要＞
名称：山口湯田温泉 ホテル喜良久
代表取締役：中村卓也
所在地：山口県山口市湯田温泉４丁目４−３
アクセス：JR山口線湯田温泉駅より徒歩約10～15分
公式サイト：https://hotelkiraku.com/
